Rekisteriseloste

Histoni Ry:n
JÄSENREKISTERISELOSTE (muokattu 3.10.2018)

HUOM. Poista xxx sähköpostiosoitteista!

Rekisterin nimi
Oulun biokemian opiskelijat Histoni Ry:n jäsenrekisteri

Rekisterin pitäjä
Oulun biokemian opiskelijat Histoni Ry,
Biokemian ja molekyylilääketieteen tiedekunta
PL 5400
90014 Oulun yliopisto

Rekisteriasioita hoitavat henkilöt
Jäsentietojen ylläpito – sihteeri Vilma Ikonen (sihteerixxx@histoni.fi)

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sekä rekisterinpitäjän oikeutettu etu (yhdistyksen jäsenyys). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhdistyksen jäsenyyden hoitaminen ja yhteydenpito jäseniin. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin, vaan ainoastaan yhdistyksen toimintaan liittyviin asioihin.

Jäsenviestintä
Yhdistyksen viestintä hoidetaan sähköpostilistan kautta. Kaikki yhdistyksen jäsenet kuuluvat sähköpostilistalle. Listaa ylläpitää yhdistyksen varapuheenjohtaja ja tiedotusvastaava Emma Karjalainen. Listalle liitetään kaikki Oulun biokemian laitoksella opinnot aloittavat. Listalta voi halutessaan myös poistua lähettämällä sähköpostia ylläpitäjälle (tiedotusxx@histoni.fi). Sähköpostilistan osoite on histxxxoni@lists.oulu.fi.

Jäsenrekisteriin tallennettavat tiedot
Nimi, kotipaikka, kansalaisuus, sähköpostiosoite, jäsenyyden tyyppi (varsinainen- tai kannatusjäsen, jäsenyyden mahdollinen lyhytaikaisuus), jäsenmaksujen maksaminen ja jäsenyyden alkamis- ja päättymisaika.

Jäsentietojen luovuttaminen
Jäsentietoja ei luovuteta millekään killan ulkopuoliselle taholle.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää sähköisesti tai kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Rekisteröidyn tarkastusoikeus
Henkilötietolain 26 §:n mukaan jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä kopiot.

Tiedon korjaaminen Henkilörekisterilain 29 §:n mukaan rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut henkilötieto.

Jos tiedon korjaamisesta tai tarkastusoikeudesta kieltäydytään, jäsenelle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus, ja hänellä on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 HELSINKI. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta.

Tiedon korjaamiseksi asianomaisen tulee ottaa yhteyttä rekisteriä hoitavaan henkilöön.